Con Gestión y Administración de Empresas, nos referimos a la planificación, organización, dirección y control de sus recursos, así como a sus procesos y los resultados que de estos se obtienen.
Prestar atención a la gestión y administración de Pequeñas y Medianas
Empresas es de gran importancia, pues de las 4.2 millones de unidades
económicas en México, el 99.8 % de ellas son pymes.
Además, aportan el 42 % del Producto Interno Bruto (PIB) del país y generan el 78 % de los empleos —según datos publicados por Forbes—, por lo que no cabe duda de que son el pilar de la economía mexicana.
Dicho esto, el que tengan la facultad para alcanzar un sólido crecimiento en sus negocios y una rentabilidad competitiva, resulta del interés de todos.
Cuida a tu equipo de trabajo
Uno de los factores clave para que una empresa no solo pueda operar de la
forma correcta y alcanzar sus metas, sino que logre sobrevivir en el
mercado con el paso del tiempo, es un buen manejo de sus recursos humanos.
Ten presente que es fundamental que tengas un trato cercano con las
personas que componen a tu equipo de trabajo, que les ofrezcas
capacitación permanentemente y que generes un buen clima laboral en el que
tus colaboradores se sientan cómodos y valorados.
Una manera de lograrlo es mediante la implementación de dinámicas para
incentivar a tu equipo de trabajo. Muchas de ellos requieren poca o nula
inversión de la empresa. En todo caso, suele ser mayor el beneficio que el
tiempo y esfuerzo requerido para llevarlas a cabo.
Eso sí, todo empieza desde el reclutamiento del personal. Por ello, busca
atraer a las personas indicadas para cada uno de los puestos que tengas
disponibles, y analiza con suficiente anticipación las necesidades de cada
departamento y los requisitos con los que deben contar los profesionales
que las cubrirán.
Asimismo, es vital que transmitas la cultura de tu empresa a cada
individuo que se una a tu negocio. Por ello, dedícale tiempo a recibir a
quienes se integren a tu nómina, soluciona todas sus dudas, habla con
ellos sobre lo que se espera de su trabajo y acompáñalos en sus primeros
días.
Busca el desarrollo de todos los colaboradores
Explora cómo lograr que tus empleados se desarrollen constantemente y
adquieran habilidades de liderazgo, iniciativa y autoaprendizaje.
Aunado a lo anterior, crea un plan de carrera para tu equipo, de esta
forma mejorarán sus fortalezas, lograrán cumplir con sus responsabilidades
satisfactoriamente, desarrollarse en sus áreas de oportunidad y obtener lo
necesario para cubrir un puesto nuevo en casos críticos.
De esta manera, tendrás personas altamente competitivas y entusiasmadas
que respondan a los desafíos de tu empresa, siempre alineados a la visión
de negocios que tengas.
Determina objetivos y actúa conforme a estos
Otro de los factores esenciales para la gestión y administración de una
pyme, es determinar objetivos a corto, mediano y largo plazo que den
dirección a todas las acciones que se realizan dentro de la organización.
Es importante que estas metas sean específicas, medibles, alcanzables,
realistas y estén definidas en un plazo determinado —a esto se le conoce
como la metodología S.M.A.R.T por sus siglas en inglés.
Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo, por lo que, para que
cumplas tu propósito y tengas más éxito en tu gestión empresarial, a la
hora de planear tus objetivos es necesario que los definas de la siguiente
forma:
Objetivos estratégicos: deben planearse a largo plazo, determinan los
propósitos básicos de la compañía e involucran a esta como un todo;
Objetivos tácticos: profundizan el logro de los objetivos estratégicos,
se deben cumplir en un lapso de 1 a 3 años y definen el actuar de cada
departamento;
Objetivos operacionales: se plantean para dirigir el rumbo de las
acciones diarias, establecen estándares de calidad y especifican cómo y
dónde se asignan los recursos.
Si logras tener claridad en lo que quieres alcanzar con tu negocio y
aprendes a transmitirlo a quienes te rodean, entonces tendrás muchas más
probabilidades de triunfar con tu empresa.
Establece procesos y evalúalos
Definir la manera en la que deben efectuarse todos los procesos dentro de
una compañía, es fundamental para la buena gestión y administración de
pymes.
Y es que, al tener establecidos los pasos, recursos y funciones de cada
área de la organización, es posible controlar de manera más eficaz los
tiempos y la calidad de lo que se hace. Sin mencionar que se eliminan los
ambientes de incertidumbre.
Si has intentado optimizar tus sistemas de trabajo, pero no has tenido
éxito, es momento de hacer un mapa de procesos. Para esto, se requiere
detallar y ordenar cada paso de las labores que se realizan en la
organización y asignar al responsable.
Dado que definir tus métodos operativos no es una tarea sencilla, a
continuación te daremos una lista de pasos que pueden ayudarte:
- Identifica el objetivo de cada proceso y define cuáles son las tareas críticas para lograrlo.
- Puntualiza cuáles son las entradas y salidas.
- Establece los recursos necesarios tanto humanos como materiales.
- Documenta y comparte con los miembros de la organización los resultados.
No olvides que el último punto es vital para que puedas mejorar la
rentabilidad y competitividad de tu pyme, ya que es lo que te dará la
pauta para saber si te diriges al rumbo correcto
Por último, ten en cuenta que contar con un mapa de procesos te ayudará a
disminuir problemas de comunicación entre tus colaboradores, evitar
duplicidad de tareas y, por supuesto, incrementar la productividad laboral
de tus empleados.
Dota a la empresa de una estructura flexible
Una estructura flexible y sencilla se vuelve una ventaja en momentos de
crisis, debido a que la compañía podrá reestructurarse para adaptarse a
las tendencias y cambios del mercado.
Desarrollar una estructura no rígida y descentralizada facilita la
autogestión, acelera el flujo de información, posibilita la transformación
y permite realizar cambios con mayor celeridad.
Controla el inventario
La adecuada gestión y administración en una empresa permite llevar un
control completo, real y actualizado de su inventario. Esto evitará robos
hormigas, un mayor pago de impuestos, stocks eternos y, claro, te
permitirá conocer con exactitud con qué cuenta la empresa.
Además, un inventario organizado y controlado ayudará con el diseño de
presupuesto y cierres de temporada. Y, también, revisarlo permite conocer
qué productos se pueden ofrecer, cuáles tienen una mayor demanda, si hay
algún tipo de pérdidas, e, incluso, permitirá incrementar el
autoconocimiento empresarial.
Analiza la oferta de productos y el trato con los clientes
Hacer un estudio de mercado comparando tus productos, servicios y calidad
con la competencia es más importante de lo que parece. Verifica en qué
posición estás, cómo puedes avanzar, qué opinan tus clientes sobre la
compañía y cuál es su experiencia. De esta forma, podrás analizar si estás
cumpliendo con las necesidades de tu público objetivo.
Una de las ventajas de las pymes es que logran estar en contacto directo
con sus clientes, permitiéndose así personalizar la oferta, apoyarlos en
el proceso, mejorar la relación con los clientes y crear fidelización con
la marca.
Ten en cuenta que prestar un servicio amable, de confianza, calidad y
dentro del rango estipulado, son detalles que marcan la diferencia.
Aprende a utilizar la información de tu negocio
Para tener una buena gestión y administración de pymes, es necesario no
subestimar el valor de la información que se genera diariamente en las
distintas áreas de la compañía, pues es clave para una toma de decisiones
eficaz.
Dicho esto, lo ideal es que te apoyes en softwares administrativos, tales
como los sistemas ERP, los cuales son herramientas tecnológicas diseñadas
para centralizar todos los datos clave de una organización, como la
contabilidad, ventas, inventarios, producción y finanzas.
Así que si te has preguntado por qué tu compañía no llega a fin de mes o
si tienes problemas para manejar tu stock de productos, contar con un
software de administración de empresas puede ser la respuesta a todas tus
dificultades.
Recuerda que contar con las herramientas de gestión adecuadas resulta
clave para el éxito de una compañía. Además, un sistema ERP tiene grandes
ventajas, tales como:
- automatizar y optimizar procesos;
- integrar toda la información de la organización;
- facilitar el análisis de datos y generar históricos;
- permitir el correcto flujo de información;
- ayudar en la toma de decisiones.
Analiza tu entorno y tus datos
La labor de análisis es una tarea continua y de gran importancia, ya que
permite que la compañía se mantenga en buen estado y no se pierda o sea
una gran dificultad obtener los objetivos previstos.
Una de las herramientas más reconocidas es el análisis FODA, el cual
permite a las empresas conocer sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades
y Amenazas.
Ten en cuenta que para actuar a tiempo y lograr estos cambios, es
fundamental saber cuál es el estado actual de la compañía.
Además, es importante que consideres que el mercado no es estático, por
lo que es necesario actualizar la mecánica, los planes y las estrategias
cuando sea oportuno.
Finalmente, recuerda medir cada acción y cada actividad con indicadores
de gestión empresarial, de esta forma sabrás si se está avanzando, cuánto
y en qué tiempo. Esto te permitirá tomar mejores decisiones en tu negocio.
Realiza una auditoría
Una constante supervisión, ya sea interna o externa de los procesos, es
importante para llevar un control cerrado, estricto y completo de todos
los aspectos de la empresa.
De esta forma, se evita tener que llegar a fin de mes para revisar
cuentas, situación financiera, objetivos alcanzados y resultados
obtenidos, y se disminuye la probabilidad de fallas, información
incompleta y errores contables.
Apuesta por la innovación
Cualquier empresa que no se innova, queda obsoleta. Para evitar esto, se
deben hacer los ajustes necesarios para lograr cambios tanto internos como
externos, tales como:
- Centralizar la información;
- Tomar en cuenta la transformación digital;
- Usar sofwares para agilizar los procesos, evitar errores humanos y ahorrar tiempo y esfuerzo.
Además, la innovación no solo se basa en la mecánica, sino también en la
formación y capacitación del persona humana, lo cual tendrá una inmediata
repercusión en la productividad y el desempeño de la empresa por sobre su
competencia.
Sé un líder
Por regla general, los empleados aprecian más a un líder que a un jefe,
por lo que es necesario usar habilidades de liderazgo para mejorar la
confianza, aumentar el sentido de pertenencia por la empresa de los
colaboradores, fomentar el trabajo en equipo y la sinergia entre los
diferentes departamentos.
Además de eso, mediante una jerarquía, se debe dejar claro la función y
rol de cada uno de los empleados. Recuerda que, tanto en un negocio del
tipo pyme como en cualquier otro, es necesario que las responsabilidades
estén bien repartidas y definidas.
Por otro lado, como buen líder, es importante identificar las fortalezas
y debilidades de los integrantes de la organización, debido a que esto te
permitirá determinar quiénes tienen las aptitudes para ciertas
responsabilidades o, incluso, evaluar la mejor forma de aumentar su
compromiso en beneficio de la empresa.
Otro punto valioso es no desestimar lo influyente que es un ambiente
laboral saludable, con un flujo de trabajo adecuado, evitando conflictos y
verificando que todos los departamentos estén y se desarrollen en
sintonía.
¡Muy bien! Estos fueron 12 consejos que te ayudarán a tener una buena
gestión y administración de pymes, los cuales resultan importantes para
que una empresa sobreviva en la actualidad ante un mercado bastante
competitivo y que cambia a un ritmo vertiginoso y pasos agigantados.
Recuerda que la paciencia, perseverancia y compromiso también serán
factores clave para que crezcas con tu negocio.
Además, ten en cuenta que no solo es importante la calidad del producto o
servicio que ofreces, sino que también se debe tener una buena
planificación y control de márgenes de beneficios, gastos, costos
indirectos, recursos humanos, entre otros.
Por otro lado, no solo consiste en vender mucho, sino en la adecuada
gestión y administración de la empresa para obtener rentabilidad, vender
bien y, claro, saber cobrar.
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