El arte de administrar correctamente una PyME | Administración y PyMEs

Gestionar y Administrar las Pequeñas y Medias Empresas, no es difícil si lo haces de la manera correcta, a continuación, encontraras una breve y valiosa descripción de cómo hacerlo correctamente.

 

Introducción

 

Existe confusión entre “la administración” y “lo administrativo”, muchas empresas tienen un encargado, coordinador, gerente o director administrativo que se encarga de los temas de facturación, bancos, personal, contabilidad, inventarios, servicios generales, etc., esos justamente son temas administrativos, pero no es administración, no en el concepto estratégico que debe tener sino en la visión operativa.

 

Por lo anterior, es conveniente reflexionar sobre este tema, que muchos incluso consideran un arte.

 

¿Qué es la administración?

 

Desde el punto de vista empresarial, es una función estratégica encaminada a lograr los objetivos de la organización a través del óptimo aprovechamiento de los recursos con que se cuentan, aplicando principalmente las cuatro etapas del proceso administrativo.

 

• Planeación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.

 

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Objetivos

 

• Son resultados que se pretende lograr en el futuro después de llevar a cabo una serie de acciones:
• Deben representar un reto;
• Ser medibles;
• Tener establecida una fecha de cumplimiento;
• Ser alcanzables y se deben establecer por escrito;
• Tener un seguimiento para medir el avance.
• Cuando se establezcan los objetivos de la empresa no hay que perder de vista tres tipos de ellos:
• Objetivos de servicio para atender las necesidades de los clientes;
• Objetivos económicos que atiendan las necesidades de los inversionista.
• Objetivos sociales que respondan a las necesidades de los colaboradores y de la comunidad en la que se influye y con la que se convive.

 

 

Recursos

 

Son todos aquellos elementos de que dispone una empresa para poder alcanzar los objetivos planteados. Es importante recordar los tipos de recursos más comunes en las empresas: materiales, físicos, técnicos, intelectuales, económicos y el tiempo.

 

Algunos autores también consideran como recursos “el humano”, sin embargo, las nuevas tendencias, han sugerido darle un trato diferente y pensar en “talento”. Las personas no son de la empresa y son las que aportan creatividad, valor y emoción a lo que hacen dentro de la empresa y eso difícilmente se considera como un recurso, pero es sumamente importante que se tenga una adecuada administración del personal para que con ellos se administren los recursos que dispone la empresa.

 

Planeación

 

Planear es definir el futuro que queremos lograr. Aquí es donde se establecen objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos, presupuestos que nos guían para llegar a ese futuro que queremos alcanzar.

 

Organización

 

Cuando hablamos de organización debemos tener claro dos etapas: la división del trabajo y la coordinación, la primera que consiste en definir qué se debe hacer y quién es responsable de hacerlo, ¿suena bien verdad?, en realidad es fácil, lo más fácil es dividir el trabajo, el gran reto de la organización es la “coordinación”, que consiste en lograr que todo funcione de forma armónica como se planeó.

 

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Competencias de un coordinador.

 

De logro y acción.

Motivación por el logro, habilidad por el orden y la calidad, iniciativa, búsqueda de información.

 

De ayuda y servicio.

Sensibilidad interpersonal y orientación al servicio al cliente.

 

De influencia.

Impacto e influencia, conocimiento organizacional, construcción de relaciones.

 

De dirección.

Desarrollo de equipos de trabajo, dirección de personas, liderazgo.

 

Cognitivas.

Pensamiento analítico, pensamiento conceptual, conocimientos y experiencia.

 

Eficiencia personal.

Desarrollo de competencias como son: autocontrol, autoconfianza, trabajo bajo precio, compromiso y sentido de identidad con la organización

 

 

Habilidades de un coordinador.

 

• Habilidades de dirección.
• Servicio al cliente.
• Efectividad interpersonal.
• Toma de decisiones: habilidad para tomar decisiones sensatas, oportunas y efectivas, respetando principios y valores sociales.
• Trabajo en equipo.
• Desarrollo de personas.
• Liderazgo.
• Pensamiento estratégico.
• Capacidad de negociación.
• Orientación al logro.

 

 

Dirección.

 

Es la parte dinámica y divertida, en donde es “arte en movimiento”, consiste en poner en marcha todo lo planeado:

 

• En papel todo funciona;
• El gran reto es que funcione en la práctica

 

¿Verdad que suena a movimiento?

 

Esta etapa está llena de retos porque se trata de poner en funcionamiento todos los recursos de que se dispone, trabajar con las personas en las diferentes funciones que tienen asignadas, ejecutar las actividades planeadas e ir logrando metas que nos lleven a lograr los objetivos; y si no se van cumpliendo retroalimentar y ajustar la estrategia, NO el objetivo.

 

Control.

 

Aunque por orden de explicación es la última etapa del proceso administrativo, el control es necesario durante todo el tiempo para que se puedan tomar acciones correctivas en el momento justo para evitar desviaciones al plan original.

 

Se recomienda establecer indicadores que permitan dar seguimiento a los avances que se tienen con respecto al cumplimiento de los planes, de manera que si se presentan desviaciones al plan estas se puedan atender a tiempo.

 

Las actividades propias del control son:

 

• Comparación de resultados: Planeación - Alcanzado.
• Corrección de desviaciones.
• Ajustes.
• Retroalimentación.

 

Por ello la importancia de que sea permanente y no al final, cronológicamente hablando, para poder atender las desviaciones cuando aún hay tiempo de ajustar y poder cumplir con lo planeado.

 

 

Si aplicamos estas etapas de una manera práctica y sencilla, podemos mejorar la administración de nuestra empresa, es cierto que no se estudia para empresarios, pero también es una realidad que estudiar administración tampoco nos hace buenos administradores, da los fundamentos y las herramientas, pero también se requiere sentido común.

 

Como todas las artes la perfección se adquiere con la práctica, así que la recomendación es aplicar la administración es todas las actividades de nuestra vida y poco a poco iremos alcanzando la perfección en el Arte de Administrar.